איך מפיקים חשבונית דיגיטלית ושולחים ללקוח
הפקת חשבונית דיגיטלית נמשכת דקות כאשר הפרטים מוכנים, ועלולה להפוך לסדרת תיקונים כאשר מתחילים מהמסך לפני שבודקים את העסקה. לכן התהליך הנכון מחולק לארבעה חלקים: הכנת פרטים, בחירת מסמך, בדיקה והפצה. התוכנה מקצרת את הביצוע, אבל אינה מחליפה את הבדיקה.
המונח "חשבונית דיגיטלית" משמש לעיתים באופן כללי לכל מסמך שנוצר ונשלח באמצעים דיגיטליים. מבחינה מקצועית צריך לזהות את סוג המסמך המדויק ואת הכללים שחלים עליו. לפני הפקה ראשונה מומלץ לוודא שהמערכת רשומה ומתאימה לשימוש, ולפעול לפי הנחיית רואה החשבון.
שלב 1: מכינים את פרטי העסק והלקוח
את פרטי העסק מגדירים מראש: שם, מספר עוסק, כתובת ופרטי קשר כפי שנדרשים בתהליך. לאחר מכן שומרים לקוחות כדי להימנע מהקלדה חוזרת. אצל לקוח עסקי יש לבדוק את שם העסק ואת מספר העוסק ולא להסתמך רק על שם איש הקשר.
לכל עסקה מכינים:
- תיאור קצר שהלקוח יכול לזהות.
- תאריך רלוונטי.
- סכום ומטבע.
- שיעור וסכום מע״מ כאשר הם חלים.
- תנאי תשלום.
- פרטי אמצעי תשלום אם כבר התקבל תקבול.
- מספר הזמנה או אסמכתה של הלקוח, אם נדרש.
אם חסר מידע, משלימים אותו לפני ההפקה. מסמך סופי אינו מקום להשאיר בו סימני שאלה.
שלב 2: בוחרים את סוג המסמך
האם מדובר בדרישת תשלום, חשבונית מס, קבלה או מסמך משולב? התשובה תלויה בסוג העוסק ובמה שקרה בעסקה. מדריך חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס־קבלה מציע שאלות החלטה מעשיות.
עוסק פטור אינו מוציא חשבונית מס. עוסק מורשה צריך לבדוק את מועד החיוב ואת שיטת הדיווח שלו. אם מדובר בחשבונית מס ללקוח עסקי ובסכום רלוונטי, יש לבדוק גם אם נדרש מספר הקצאה. אין לבחור מסמך רק מפני שזה השם שהלקוח השתמש בו.
בפשוט ניתן להפיק מסמכים מרכזיים כגון חשבונית מס, חשבונית מס־קבלה, קבלה, חשבונית זיכוי, הזמנת עבודה וחשבונית עסקה. האפשרויות שמוצגות צריכות להתאים להגדרת העסק.
שלב 3: מבצעים בדיקת טרום־הפקה
לפני הלחיצה האחרונה עוברים על המסמך כאילו התקבל אצלך מספק:
- שם ומספר העסק נכונים.
- פרטי הלקוח נכונים.
- התאריך וסוג המסמך תואמים לאירוע.
- התיאור מובן ואינו כולל מידע מיותר.
- הכמות, המחיר, המע״מ והסכום הסופי מסתכמים נכון.
- אמצעי התשלום תואם למה שהתקבל בפועל.
- מספר הקצאה טופל כאשר נדרש.
כדאי לבדוק גם את התצוגה בקובץ שהלקוח יקבל, במיוחד במסמך הראשון. טקסט ארוך, כתובת או שם עסק יכולים להיחתך גם כאשר הטופס נראה תקין.
שלב 4: שולחים ושומרים מסלול חזרה
שולחים את המסמך בערוץ שסוכם עם הלקוח ומוודאים שהקישור או הקובץ נגישים. נושא ההודעה צריך לכלול את שם העסק או מספר המסמך כדי שהלקוח יוכל למצוא אותו מאוחר יותר. אין לשלוח מידע רגיש לקבוצה או לכתובת שלא נבדקה.
לאחר השליחה שומרים סטטוס: נשלח, ממתין לתשלום או הושלם. אם מצרפים אפשרות תשלום, כדאי להשתמש בקישור שקשור לאותה עסקה. בעמוד קישור תשלום ללקוח מוסבר איך לבדוק סכום, יעד ומעקב לפני ההפצה.
מערכת דיגיטלית מאפשרת לחפש את המסמך לפי לקוח ולא להסתמך על תיקיית "נשלח" בדואר. זה חשוב כאשר הלקוח מבקש העתק או כאשר צריך לבדוק היסטוריה.
טעויות שכדאי לעצור מראש
טעות בשם הלקוח, מסמך מסוג לא נכון, סימון תשלום שטרם התקבל והפקה כפולה הם כשלים נפוצים. גם העתקת מסמך קודם בלי לעבור על כל השדות עלולה להשאיר תיאור או סכום ישן.
אם התגלתה טעות אחרי ההפקה, אין לשנות את המסמך הסופי באופן שמעלים את התיעוד. פועלים לפי אפשרויות הביטול או הזיכוי במערכת ובהנחיית בעל מקצוע. תיעוד רציף מסביר מה קרה ושומר על סדר.
שגרת הפקה שאפשר לחזור עליה
התהליך הקבוע הוא: לקוח, עסקה, סוג מסמך, בדיקה, הפקה, שליחה ומעקב. לאחר כמה שימושים הוא הופך לרשימת בדיקה קצרה שאפשר לבצע גם מהטלפון. אם העסק גדל, אותה שגרה מאפשרת לצרף עובד נוסף בלי להמציא דרך עבודה חדשה.
פשוט בנויה לעבודה בנייד ובמחשב, כך שאפשר להפיק מסמך בשטח ולבצע בקרה מאוחר יותר. לפני שמתחילים מומלץ לקרוא את המדריך לבחירת תוכנה להפקת חשבוניות, להגדיר את פרטי העסק ולהפיק מסמך בדיקה לעצמך.