התשובה הקצרה: החל מ־1 ביוני 2026, חשבונית מס שסכומה עולה על 5,000 ש״ח לפני מע״מ עשויה לחייב מספר הקצאה. החובה חלה כאשר החשבונית כוללת מע״מ, הלקוח הוא עוסק מורשה והוא דורש מספר הקצאה לצורך ניכוי מס תשומות. את המספר מקבלים מרשות המסים והוא כולל תשע ספרות.
מספר ההקצאה שייך לחשבונית מס מסוימת, נוסף למספר האסמכתה שלה ואינו מחליף אותו. הסכום לבדו אינו מספיק כדי לקבוע אם נדרש מספר; הוראת הביצוע של רשות המסים מגדירה את מכלול התנאים.
מהו הסכום שמחייב מספר הקצאה ב־2026
בשנת 2026 הסף ירד בשתי פעימות:
| תקופה | סכום חשבונית המס לפני מע״מ |
|---|---|
| 1 בינואר עד 31 במאי 2026 | מעל 10,000 ש״ח |
| החל מ־1 ביוני 2026 | מעל 5,000 ש״ח |
רשות המסים מציינת שעוסק רשאי לבקש מספר הקצאה גם מתחת לסף. חשבונית הכוללת רק עסקאות פטורות או עסקאות בשיעור אפס אינה נדרשת למספר הקצאה לפי הוראת הביצוע.
בדיקת זכאות לפני הבקשה
עוברים על חמש שאלות:
- האם מוציא המסמך הוא עוסק שרשאי להוציא חשבונית מס.
- האם החשבונית כוללת רכיב מע״מ.
- האם הלקוח הוא עוסק מורשה.
- האם הלקוח דרש מספר הקצאה.
- האם הסכום לפני מע״מ עובר את הסף העדכני.
הוראת הביצוע כוללת פרטים וחריגים נוספים. לדוגמה, היא מתייחסת לחשבוניות עם עסקאות פטורות או בשיעור אפס. רשות המסים גם מאפשרת לעוסק לבקש מספר הקצאה בכל סכום, כך שאפשר לבקש מתחת לסף כאשר יש לכך סיבה עסקית.
לסקירה מלאה של השינויים השנה ראו חשבוניות ישראל 2026.
הפרטים שחייבים להיות מוכנים
שירות רשות המסים מציין ארבעה פרטים מרכזיים: מספר העוסק המורשה של הלקוח, מספר החשבונית, סכום לפני מע״מ וסכום המע״מ. אפשר להוסיף פירוט על תוכן העסקה.
לפני הבקשה:
- מאמתים את מספר הלקוח ולא מעתיקים אותו משיחה ישנה.
- בודקים שהחשבונית לא הופקה כבר עם מספר אחר.
- מוודאים שסכום המע״מ מסתכם עם השורות.
- בודקים שמספר החשבונית הוא המספר הסופי במערכת.
- שומרים תיאור ברור של העסקה למקרה שתידרש בדיקה.
רשות המסים מפעילה שירות לבדיקת פרטי עוסק במע״מ. הוא יכול לסייע כאשר שם העסק והמספר אינם תואמים למה שהלקוח מסר.
הרשאות והזדהות
עוסק יחיד יכול להשתמש בשירותים הדיגיטליים בהתאם לכללי ההזדהות. כאשר אדם אחר או תאגיד פועל בשם העסק, משתמשים במערכת הרשאות דיגיטליות של רשות המסים. בתאגידים מוגדר מורשה־על, והוא יכול להסמיך מורשים או משתמשים לפעולות המתאימות.
אין לשתף סיסמה אישית או קוד חד־פעמי עם עובד. הרשאה רשמית מאפשרת לדעת מי פעל, לצמצם גישה ולבטל אותה כאשר תפקיד משתנה.
לפני יום עבודה עמוס, מתחברים ובודקים שההרשאה פעילה. תקלה בהרשאה בזמן שהלקוח מחכה לחשבונית היא תקלה שניתן למנוע.
איך מבקשים מספר הקצאה לחשבונית
מי שמשתמש בפנקס או בתוכנה שאינה מחוברת יכול לבקש מספר בשירות המקוון של רשות המסים. תוכנה שמחוברת לשירות יכולה להעביר את הבקשה כחלק מתהליך ההפקה, בהתאם למימוש ולהרשאות.
פשוט מחוברת לחשבונית ישראל ומאפשרת להעביר בקשה למספר הקצאה כחלק מתהליך ההפקה. כדי שהחיבור יצליח, פרטי העסק, הלקוח וההרשאות צריכים להיות תקינים. החיבור חוסך מעבר ידני, אך אינו עוקף בדיקות או החלטות של רשות המסים.
לאחר קבלת המספר בודקים שהוא מופיע על החשבונית ושומרים את התשובה לצד המסמך. אין להקליד מספר ידנית מתוך חשבונית אחרת.
מה עושים במקרה של שגיאה
מתחילים מהודעת השגיאה. אם הבעיה טכנית, בודקים חיבור ושירות. אם הבעיה בנתונים, מתקנים את פרטי הלקוח או הסכומים בהתאם לתיעוד. אם רשות המסים מסרבת להקצות מספר, לא מניחים ששליחה חוזרת תשנה את ההחלטה.
הוראת הביצוע מפרטת טיפול בסירוב וחלופות מסוימות. הבחירה יכולה להשפיע על החשבונית ועל הלקוח, ולכן מערבים את הגורם המקצועי. מדריך חשבונית ללא מספר הקצאה עוזר למיין את סוג הבעיה.
Checklist לפני שליחה ללקוח
ודאו שהמספר בן תשע הספרות מוצג לצד מספר החשבונית, שהלקוח והסכומים זהים לבקשה, שאין בקשה כפולה ושעותק החשבונית נשמר. אם המספר טרם התקבל, אל תציגו ללקוח כאילו התהליך הושלם.
בעסק עם כמה עובדים מגדירים אחראי לחריגים ורושמים נוהל קצר: מי בודק, למי פונים ואיך מתקשרים ללקוח. כך חשבונית אחת שלא קיבלה מספר אינה נשארת ללא בעלים.
מספר הקצאה הוא חלק מתהליך החשבונית, לא שדה שממלאים בסוף. כאשר ההרשאות והנתונים מוכנים מראש, אפשר לקבל אותו בזמן ההפקה ולשלוח ללקוח מסמך מלא וברור.
שאלות נפוצות על מספר הקצאה
האם צריך מספר הקצאה בכל חשבונית מס?
לא. בודקים יחד את סכום החשבונית לפני מע״מ, קיומו של רכיב מע״מ, סוג הלקוח והאם הלקוח דרש מספר הקצאה. אפשר לבקש מספר גם כאשר הסכום נמוך מהסף.
האם מספר הקצאה מחליף את מספר החשבונית?
לא. מספר החשבונית הוא האסמכתה של העסק, ומספר ההקצאה הוא מספר נוסף שמתקבל מרשות המסים עבור אותה חשבונית.
מי יכול להגיש את הבקשה?
עוסק מורשה או אדם שקיבל ממנו הרשאה מתאימה במערכת ההרשאות הדיגיטליות של רשות המסים. בתוכנה מחוברת עדיין נדרשות הזדהות והרשאה תקינות.
כמה ספרות יש במספר הקצאה?
מספר הקצאה תקין כולל תשע ספרות. לאחר קבלתו חשוב לוודא שהוא משויך לחשבונית ולפרטים הנכונים.
להכיר את התהליך בפשוט
לפני שימוש בחיבור לחשבונית ישראל, משלימים את פרטי העסק ובודקים את ההרשאות המתאימות. אפשר להכיר את סביבת העבודה במהלך חודש ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
לבדיקת אפשרויות העבודה מעבר להקצאה, קראו את המדריך על תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות. אם בקשה כבר נכשלה, עברו למדריך חשבונית ללא מספר הקצאה לבדיקת הבעיה.