תוכנה למתווכים לניהול מסמכי תיווך וחתימות

תהליך תיווך כולל יותר מרשימת נכסים. יש לקוחות, פרטי זיהוי, נכסים, הזמנות שירות, מסמכי בלעדיות, חשיפות וחתימות. כאשר כל מסמך נשמר בשם אחר ובשיחה אחרת, קשה לדעת מה נחתם, לאיזה נכס ובאיזה נוסח.

תוכנה למתווכים צריכה לחבר בין הלקוח, הנכס והמסמך ולהשאיר היסטוריה שאפשר למצוא. היא אינה כותבת במקום עורך הדין ואינה מבטיחה שמסמך עומד בכל דרישה; היא מספקת תהליך יצירה, שליחה, חתימה וארכיון.

מתחילים בנתונים ולא בטופס

לפני יצירת מסמך שומרים את פרטי הלקוח ואת פרטי הנכס. תקנות המתווכים בעניין הזמנה בכתב מפרטות פרטים שנדרשים בהזמנה, ובהם שמות, כתובות ומספרי זיהוי של המתווך והלקוח, סוג העסקה, תיאור הנכס, מחיר בקירוב ודמי התיווך המוסכמים, לצד פרטים נוספים.

הנתונים צריכים להגיע ממקור שנבדק. כתובת שגויה או נכס לא מזוהה אינם בעיית עיצוב. אם חסר פרט, לא משאירים קו ריק ומניחים שהלקוח יבין; משלימים לפני החתימה.

כדאי להחזיק תבניות שעברו בדיקה משפטית ולנהל גרסה. כאשר משתנה נוסח, מתעדים מאיזה תאריך משתמשים בו ולא עורכים מסמך ישן שכבר נחתם.

בלעדיות ומסמך נפרד

חוק המתווכים כולל הוראות ייעודיות לבלעדיות, ובין היתר דורש אישור בחתימת הלקוח על מסמך נפרד לעניין מתן הבלעדיות ותקופתה, לצד דרישות נוספות. אין להניח שסימון בתוך הזמנת שירות כללית מספיק בכל מצב.

לפני יצירת מסמך בלעדיות בודקים את סוג הנכס, התקופה, פעולות השיווק והנוסח המאושר. המערכת יכולה למלא פרטים ולשמור את המסמך, אך המתווך אחראי לכך שהבחירה והנוסח מתאימים לדין ולעסקה.

פשוט מאפשרת ליצור ולשלוח מסמכי בלעדיות ומסמכי תיווך לחתימת הלקוח ולשמור מסמכים חתומים בארכיון.

תהליך חתימה שאפשר לעקוב אחריו

לאחר יצירת המסמך שולחים ללקוח קישור ייעודי. הלקוח צריך לראות מי שולח, איזה מסמך מונח לפניו ומה עליו לעשות. המתווך צריך לדעת אם הבקשה נשלחה, אם נפתחה ואם הושלמה, בלי לבקש צילום מסך.

מומלץ לעבוד ברצף:

1. בחירת לקוח ונכס.
2. בחירת סוג מסמך ותבנית מאושרת.
3. בדיקת כל השדות.
4. שליחת קישור ללקוח הנכון.
5. מעקב אחר סטטוס.
6. שמירת העותק החתום.
7. קישור המסמך לנכס וללקוח.

המדריך חתימה דיגיטלית על מסמכי תיווך מפרט את חוויית הלקוח ואת בדיקות האבטחה.

ארכיון לפי נכס ולקוח

שם קובץ כמו "בלעדיות סופי 2.pdf" אינו ארכיון. צריך לחפש לפי לקוח, נכס, סוג מסמך ותאריך. רצוי לשמור גם סטטוס: טיוטה, נשלח, נחתם, בוטל או הוחלף.

מסמך חתום אינו אמור להשתנות. אם נדרש תיקון, יוצרים גרסה חדשה ופועלים לפי ההנחיה המשפטית. שומרים את הרצף כך שיהיה ברור איזה מסמך חל ומדוע נוצר חדש.

מגבילים הרשאה למסמכים לפי תפקיד. לא כל עובד צריך לראות את כל פרטי הלקוחות והחתימות. כאשר עובד עוזב, מבטלים גישה ולא משתפים חשבון כללי.

חיבור לפעילות העסקית

מתווך מנהל גם לקוחות, תשלומים, חשבוניות ולעיתים תיאום פגישות. פשוט מרכזת לצד מסמכי התיווך גם לקוחות, מסמכים חשבונאיים, דוחות ותורים. החיבור מקטין הקלדה חוזרת, אך צריך לשמור הפרדה ברורה בין מסמך תיווך למסמך כספי.

אפשר לקרוא את מערכת לניהול עסק קטן כדי להחליט איזה מידע כדאי לרכז ואיזה חומר מקצועי נשאר במערכות אחרות.

איך בודקים התאמה לפני שימוש

בוחרים תרחיש אחד עם לקוח בדיקה ונכס בדיקה. יוצרים מסמך, עוברים על כל השדות, פותחים את הקישור במובייל, חותמים, מורידים את התוצאה ומחפשים אותה מחדש לפי הלקוח והנכס. לאחר מכן בודקים תרחיש שבו הבקשה לא הושלמה.

רק אחרי שהתהליך ברור מכניסים תבניות פעילות. עורך דין שמכיר את תחום התיווך צריך לבדוק את הנוסחים והעדכונים הרלוונטיים. תוכנה טובה עושה את העבודה המסודרת קלה; היא אינה הופכת תבנית לא בדוקה למסמך נכון.